Terminvergabe in einer Kurklinik, Details zu der Software zur Arbeitsunterstützung von AOB

Die hier beschriebene Software wird in der Mutter-Kind Kurklinik "Klinik Nordseeküste" in Cuxhaven-Duhnen verwendet. Die Leitung der Klinik hat dankenswerter Weise zugestimmt, hier als Kunde genannt zu werden und steht nach Rücksprache Interessenten für Fragen zur Verfügung.

Die Namen der Kurgäste und der Therapeuten sind dadurch unkenntlich gemacht, dass nur noch der erste Buchstabe gefolgt von ... gezeigt wird.

Die Planung eines Kurganges und die Vergabe der Termine für die Gäste teilt sich in drei Abschnitte auf:

Als erstes müssen die Daten der Kurangebote erfasst werden. Dies erfolgt bei der Einführung der Software. Danach müssen die Daten nur noch gepflegt werden, wenn sich Änderungen ergeben. Die Daten der Kurangebote sind unter anderem: wie lange dauert die Anwendung, gibt es Vor- und Nachlaufzeiten, sind Zusätze möglich oder erforderlich, ist sie für Mütter oder Kinder oder Mutter und Kind gemeinsam, ist es ein Gruppenangebot, ist eine ärztliche Verordnung notwendig und dergleichen.
Die Therapeuten werden erfasst. Für jeden Therapeuten wird ein "Standardstundenplan" (Vorlage) eingegeben, der aussagt, an welchen Tagen der Therapeut zu welchen Zeiten zur Verfügung steht. Dieser Stundenplan ist relativ zum Kurgangsbeginn und im Fall der Klinik Nordseeküste drei Wochen lang. Für die Gruppentermine wird ein ähnlicher Plan erstellt.
Für die einzelnen Angebote muss gegebenenfalls festgelegt werden, welche Therapeuten diese Behandlung durchführt.
Dieser erste recht umfangreiche Schritt ist wie gesagt nur einmal bei der Einführung der Software notwendig.

Der zweite Schritt ist, die Daten für den jeweiligen Kurgang anzupassen. Die Planzeiten werden aus der "Vorlage" geholt und automatisch auf den Zeitraum des Kurganges umgerechnet. Die Zeiten müssen unter Umständen berichtigt werden, wenn zum Beispiel ein Therapeut an einem Tag nicht verfügbar ist (weil er heiratet oder so).
Für den aktuellen Kurgang müssen dann noch die Gruppen der Kurgäste zusammengestellt werden.

Der letzte Schritt ist, die Termine für die Kurgäste zu vergeben. Gruppentermine und Veranstaltungen werden automatisch bei den Kurgästen eingetragen. Für die individuell verordneten Anwendungen werden die Termine auf einfache Weise vergeben.
Dann können für die Gäste Stundenpläne und für das Personal der Klinik diverse Listen gedruckt werden.

Die hier gezeigten Bildschirmabsichten machen einen recht "bunten" Eindruck. Dies ist bei der Umsetzung in das Internetformat gekommen. In der tatsächlichen Software sind Farben dezenter.

Im Folgenden wird der Ablauf von der Planung bis zum "Stundenplan" dargestellt.

Daten der angebotenen Kurverordnungen

Nachdem man "Planung des Kurganges" gewählt hat, sieht man die unten gezeigte Bildschirmansicht. Oben werden allgemeine Daten angezeigt und es gibt rechts Schaltflächen für den Druck der diversen Listen, die weiter unten beschrieben werden. In der Mitte wählt man einen Therapeuten oder ein Angebot aus. Im unteren Teil kann man dazu über Registerlaschen (oft auch "Reiter" genannt) verschieden Daten ansehen.

Auf der Registerlasche "Daten der Angebote" wird nach der Wahl eines Therapeuten auf der linken Seite angezeigt, welche Behandlungen er durchführt.

Nach Wahl eines Angebotes werden auf der rechten Seite die Daten des Angebotes angezeigt. Dauer, notwendige Vorlauf- und Ruhezeiten vor und nach der Behandlung sowie Zusätze werden hier eingegeben.

Kurangebote können als Gruppenangebote gekennzeichnet werden. Dann erfolgt die Vergabe der Termine per "Knopfklick" für alle Mitglieder der entsprechenden Gruppe (s. u.).

Für die Angebote wird angeben, für wen sie gedacht sind: hier zum Beispiel "nur Mutter". Wenn für ein Angebot angegeben ist "Mutter und Kind zusammen", wird der Termin automatisch auch bei der Mutter eingetragen, wenn er für das Kind vergeben wird.

Es können auch Angebote und Veranstaltungen aufgenommen werden, die nicht verordnet werden müssen (Einführungsgespräch, Abschlussfeier usw.). Diese Termine werden bei allen Kurgästen automatisch eingetragen und erscheinen in deren Stundenplan.

Daten der angebotenen Kurverordnungen

Verfügbarkeit der Therapeuten

Auf der ersten Registerlasche "Planzeiten Übersicht" werden die Zeiten eingetragen, zu denen der gewählte Therapeut verfügbar ist. Diese Zeiten werden beim Anlegen eines neuen Kurganges aus einer Standarddatei (Vorlage) geladen, müssen also nicht jedes Mal neu eingegeben werden.
Bei der Vergabe der Termine (s. u.) werden die verfügbaren Zeiten nach und nach als belegt gekennzeichnet.

Nach der Vergabe der Termine wird durch Klicken auf die Schaltfläche "Therapeut" im Bereich "Listen" rechts oben ein Plan für den gewählten Therapeuten gedruckt (s. u.), in der für jeden Tag des Kurganges seine Termine aufgelistet sind. Dieser enthält Uhrzeit, Name des Kurgastes, Behandlung und verordnete Zusätze. Ein solcher Plan ist weiter unten zu sehen.

Verfügbarkeit der Therapeuten

Bilden der Gruppen

In der Registerlasche "Gruppen" werden die Gruppen zusammengestellt.

Durch Klicken auf die Schaltfläche "Gruppen nach Unterbringung bilden" werden einige Gruppen automatisch anhand einer festgelegten Zuordnung der Räume zu Gruppen zusammengestellt und angezeigt. Danach können die so gebildeten Gruppen durch Herausnehmen und Hinzufügen von Kurgästen verändert werden.

Es können auch zusätzliche Gruppen "frei" zusammengestellt werden.

Bilden der Gruppen

Bilden der Kindergruppen nach Alter

Für die Bildung von Kindergruppen gibt es eine weitere Hilfestellung.

In dem Feld rechts werden die Kinder nach Altersgruppen und Unterbringung in den zwei Häusern der Kurklinik angezeigt. Für jede Stufe ist die Anzahl der Kinder angegeben.
Für die Bildung einer neuen Gruppe werden die gewünschten Stufen angeklickt (im Beispiel die 10- und 11-jährigen aus beiden Häusern) und dann über die Schaltfläche darunter in die Gruppe aufgenommen.

Danach erscheinen die Kinder in dem Feld der Gruppe.
Es können auch hier beliebig Kinder herausgenommen oder hinzugefügt werden.

Termine für Gruppenangebote

Wenn oben in der Mitte anstelle eines Therapeuten ein Gruppenangebot gewählt wird, wird ein weiteres Feld zur Auswahl einer Gruppe sichtbar. Danach können für die Gruppe (beides jetzt blau umfasst) die Termine eingegeben werden.

Die Gruppentermine brauchen nicht für jeden Kurgast einzeln vergeben zu werden, sondern können auf "einen Schlag" eingetragen werden (s. u.).

Termine für Gruppenangebote

Vergabe der individuellen Termine

Nachdem die bisher genannten Vorbereitungen erfolgt sind, können in einer anderen Bildschirmansicht die Termine für die Kurgäste vergeben werden.
Im unteren Bereich sind die Tage des Kurganges angezeigt. Dort werden die Termine wie im weiteren beschrieben, vergeben und angezeigt.

Die Kurgäste werden in den Feldern oben links ausgewählt. Wenn die Gruppentermine noch nicht vergeben sind erscheint die Schaltfläche "alle Gruppentermine eintragen", mit der diese Termine "auf einen Schlag" eingetragen werden können.

In dem Feld in der Mitte oben werden die Verordnungen für den gewählten Kurgast angezeigt. Wenn für einzelne Kurgäste bei der ärztlichen Untersuchung Besonderheiten vermerkt wurden, werden diese in einem gesonderten Fenster angezeigt (hier "Reizmagen"). Dieses Feld ist frei verschiebbar und kann separat geschlossen werden.

Vergabe der individuellen Termine

Auswahl der Verordnung

In dem Feld in der Mitte werden die Anwendungen angezeigt, die bei der ärztlichen Untersuchung verordnet wurden.

Die Verordnung, für die jetzt die Termine vergeben werden sollen, wird in dem Feld markiert. Die Spalte "R" gibt an, wie viele Termine noch vergeben werden müssen (in diesem Fall 3). In dem Feld "Therapeuten" (rechts daneben) wird dann angezeigt, welche Therapeuten für diese Behandlung in Frage kommen.

Nachdem der gewünschte Therapeut ausgewählt wurde, werden im unteren Bereich für jeden Tag die Zeiten angezeigt, zu denen der Therapeut noch verfügbar ist. Dort werden auch die bisher für den Kurgast bereits vergebenen Termine angezeigt.

Auswahl der Verordnung

Nach Doppelklick auf einen freien Zeitraum erscheint ein Fenster, in dem der Termin vergeben wird. Es wird der Anfang der verfügbaren Zeit angezeigt, so dass beim Klicken auf "OK" oder Drücken der Eingabetaste (Enter) dieser Termin vergeben wird. Es besteht aber auch die Möglichkeit, sich mit dem Scrollbalken rechts in 5 Minuten Schritten zu einem anderen Termin zu bewegen oder eine Zeit mit der Tastatur einzutragen.

Sollte der gewählte Termin mit der Vorlaufzeit eines bereits vergebenen Termins kollidieren oder die verfügbare Zeit des Therapeuten für die Behandlung nicht reichen, erfolgt eine Meldung und der Termin wird nicht eingetragen.

Nach der Vergabe des Termins erscheint dieser in der Tagesübersicht und in dem Verordnungsfeld wird korrigiert, wie viele Termine jetzt noch vergeben werden müssen. Wenn alle Termine vergeben sind, verschwindet diese Verordnung aus dem Feld.

Wenn für ein Kind ein Termin für ein Angebot des Typs "Mutter und Kind zusammen" vergeben wird, wird dieser Termin automatisch auch bei Mutter eingetragen.

Termine können auch gelöscht werden. In diesem Fall wird die Zeit beim Therapeuten wieder als verfügbar gekennzeichnet und die Verordnung taucht in dem Feld wieder auf, bzw. die Zahl der noch nicht vergebenen Termine wird wieder erhöht.

Übersicht nach der Vergabe der Termine

In diesem Beispiel sind schon eine Reihe von Terminen vergeben.
Die Schaltflächen rechts oben erlauben es, verschiedene Ausdrucke für den gewählten Kurgast zu machen, von denen weiter unten einige gezeigt werden.

Übersicht nach der Vergabe der Termine

Ausdrucke

Es können eine Reihe von Ausdrucken für die Kurgäste und das Personal der Klinik erstellt werden, von denen hier einige zu sehen sind.

Liste der Kinderverordnungen

Bereits vor der Vergabe der Termine kann eine Liste gedruckt werden, die die Verordnungen für die Kinder zeigt.

Liste der Kinderverordnungen

Hier ist eine Seite des Berichtes als Bild dargestellt. Einige Internet-Browser gestatten es, sich Berichte mit dem Snapshot Viewer anzusehen und von Seite zu Seite zu blättern. Durch klicken gelangen Sie zu dieser Ansicht auf einer separaten Seite. Alternativ können Sie sich den Bericht auch als PDF Datei ansehen. In beiden Fällen müssen Sie unter Umständen "geblockte Inhalte zulassen", bevor Sie den Bericht sehen können.

Übersicht der Verordnungen für die Kurgäste

Nach der Vergabe der Termine kann für jeden Kurgast ein Stundenplan gedruckt werden, in dem alle Termine übersichtlich dargestellt sind.

(Wegen der verkleinerten Darstellung werden hier nicht alle Linien gezeigt. Auf den Ausdrucken sind alle Linien vorhanden.)

Übersicht der Verordnungen für die Kurgäste

Übersicht der Verordnungen für die Therapeuten

Für jeden Therapeuten wird eine Liste gedruckt, in der "seine" Kurgäste mit ihren Behandlungsterminen und gegebenenfalls verordneten Zusätzen für jeden Tag aufgeführt sind.

Zeiten, die nicht vergeben worden sind, sind als "Frei" ausgewiesen.

Übersicht der Verordnungen für die Therapeuten

Liste der Wärmebehandlungen

Ein weiteres Beispiel ist die Liste, die den Helferinnen sagt, welche Wärmebehandlung vor den Massagen verordnet wurde.
(Die dritte Spalte ist der "verstümmelte" Nachnahme des Kurgastes, die letzte Spalte der "verstümmelte" Nachnahme des Therapeuten.)

Liste der Wärmebehandlungen

Automatisierte Anmeldung bei der Kurverwaltung

Diese Datenbank wurde 2008 um die Funktion ergänzt, dass die Gäste automatisiert bei der Kurverwaltung angemeldet werden können. Diese Funktion, die natürlich nicht nur für Kurkliniken interessant ist, wird auf einer anderen Seite beschrieben. Durch Klicken gelangen zu der Beschreibung.

Falls Sie Fragen zu dieser Datenbankanwendung haben, können sie auf der Kontaktseite erfahren, wie sich mich erreichen oder von dort aus eine E-Mail an mich schicken.

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