Aufgabenzuordnung und Terminverfolgung (Details)

Diese Seite enthält Informationen zu den Punkten

Startseite der Aufgabenplanung

Alle Aufgaben des angemeldeten Bearbeiters

Auswahl der Aufgaben nach Fälligkeit

Auswahl nach Bearbeiter

Aufgaben aller Bearbeiter

Details der einer Aufgabe

Liste der Aufgaben drucken

Diese Datenbank wird von einem Steuerberatungsbüro verwendet. Dort arbeiten ca. 25 Mitarbeiter. Die typischen Aufgaben sind in diesem Fall zum Beispiel "Steuererklärung erstellen" oder "Jahresbuchhaltung". Für andere Anwendungen können die Aufgaben von Nutzer beliebig angepasst werden.

Jede dieser Aufgaben wird mit einem Solltermin für die Fertigstellung einem Mitarbeiter zugewiesen.

Diese Datenbank kann für den Einsatz in anderen Bereichen so eingerichtet werden, dass eine Aufgabe mehreren Mitarbeitern zugeordnet werden kann.

Startseite der Aufgabenplanung

Wenn der Chef die Datenbank öffnet sieht er diese Ansicht.
Die Mitarbeiter sehen eine Ansicht, in der nicht alle Schaltflächen vorhanden sind.

Über die Schaltflächen gelangt man zu den einzelnen Bereichen.
"Bearbeiter", "Aufgabenarten" und "Definition der Stati" dienen zur Pflege von Grunddaten:

Ein Bearbeiter kann neu aufgenommen oder die Daten eines "alten Haasen" können geändert werden.

Im Bereich der Steuerberatung sind die Aufgabenarten wie oben schon gesagt "Einkommensteuererklärung" und ähnlich. Die Aufgabenarten sind aber kein fester Bestandteil der Datenbank sondern werden je nach Einsatz vom Nutzer selbst festgelegt.

Das gleiche gilt für die Stati oder Bearbeitungszustände. Hier werden die Stati "einem Bearbeiter zugeordnet", "begonnen", …, "abgeschlossen" verwendet. Die Stati können aber den Erfordernissen angepasst oder völlig anders definiert werden.

Neue Aufgaben werden nach Klicken auf "neue Aufgabe" einem Mitarbeiter zugeordnet.

Die Mitarbeiter sehen nur das Feld "Bearbeiter" die Schaltfläche "Aufgaben tabellarisch".

Das Programm "merkt sich", wer beim letzten Einschalten auf dem jeweiligen PC der Bearbeiter war. Er wird in dem Feld unten links angezeigt. Die Daten in den weiteren Anzeigen werden entsprechend vorselektiert, was das Arbeiten mit der Datenbank komfortabler macht. Bei der ersten Benutzung wird der Bearbeiter anhand der Anmeldung "erkannt".

Über das Pulldown Menu kann ein anderer Bearbeiter ausgewählt werden. Wenn also ein Mitarbeiter an einem "fremden" PC in seine Aufgaben sehen will, muss er sich nicht extra anmelden. Dies wurde vom Kunden so gewünscht, kann aber an Ihre Vorstellungen angepasst werden.

Alle Aufgaben des angemeldeten Bearbeiters

Nach Klicken auf die Schaltfläche "Aufgaben tabellarisch" erscheinen die Aufgaben des angemeldeten Bearbeiters, die aktuell bearbeitet werden müssen. Dabei sind diejenigen, die eigentlich schon hätten erledigt sein sollen, rot markiert. Die Aufgaben, die "demnächst" fällig sind, sind orange gekennzeichnet. (Der "Stichtag" für die Festlegung der Farben war der 28.9.2004).

Der Bearbeiter kann sich "eigene Termine" setzen. Diese werden ebenfalls je nach Abstand zum gegenwärtigen Datum farbig markiert.

Die Daten können durch Klicken auf die Überschriften anders sortiert werden.

Wenn der Bearbeiter weitere Information zu einer Aufgabe sehen oder den Bearbeitungsstand ändern will, kann er sich durch Klicken auf die Brille in der entsprechenden Zeile die Details anzeigen lassen. Dies wird weiter unten beschrieben.

Auswahl der Aufgaben nach Fälligkeit

Im unteren Teil des Formulars kann die Auswahl der angezeigten Aufgaben verändert werden.

Beim Öffnen werden zunächst die Aufgaben angezeigt, die "in Kürze" erledigt werden müssen. Durch Klicken auf eine Schaltfläche im hier eingekreisten Bereich können die demnächst fälligen Aufgaben zusätzlich, oder nur die überfälligen angezeigt werden.

Die Schaltfläche daneben ermöglicht es, die erledigten Aufgaben anzuzeigen.

Auswahl nach Bearbeiter

Beim Öffnen werden zunächst die Aufgaben des Bearbeiters angezeigt, der auf dem Startformular "angemeldet" ist.

Durch die Schaltflächen im eingekreisten Bereich können die Aufgaben aller, oder nur die, für die noch kein Bearbeiter festgelegt wurde, angezeigt werden. Mit dem Feld daneben können die Aufgaben eines bestimmtem Bearbeiters selektiert werden.

Aufgaben aller Bearbeiter

Durch Klicken auf "alle Bearbeiter" füllt sich das Formular mit den entsprechenden Daten (dies ist dem Chef und wenigen "privilegierten" Mitarbeitern vorbehalten).

Wenn man weitere Informationen zu einer Aufgabe und deren Bearbeitungsstand haben will, kann man auf die Brille hinter dieser Aufgabe klicken. Tut man dies im eingekreisten Fall, so erfährt man (unter anderem), warum Herr B... mit dieser Aufgabe noch nicht weiter ist, obwohl der Termin schon verstrichen ist.

Details der einer Aufgabe

Danach werden die Details der Aufgabe in dem hier gezeigten Formular angezeigt.

Neben den schon bekannten Daten kann man hier Bemerkungen sehen, eintragen oder ändern.

Wichtiger ist vielleicht die "Historie" der Aufgabe, die im Bereich "Änderungen der Stati" angezeigt wird.

Im dargestellten Fall (von unten nach oben gelesen) wurde die Aufgabe am 2.8. vom "Chef", Herrn W... angenommen. Das Programm hat sich diesen Vorgang automatisch "gemerkt". Tags darauf wurde die Aufgabe dem Bearbeiter Herrn B... zugeordnet. Im vorliegenden Fall kann man sehen, dass Herr B... nicht trödelt, sondern dass er bereits am 11.8. beim Mandanten Unterlagen angefordert und am 28.9. nochmals angemahnt hat.

In dem grauen Feld links werden alle Aufgaben angezeigt, die dem "angemeldeten" Bearbeiter zugeordnet sind. Durch Klicken auf eine dieser Aufgaben werden deren Details angezeigt. Dies ist ein weiterer Weg um zu den Details einer Aufgabe zu gelangen.

Liste der Aufgaben drucken

Im gezeigten Fall sind die Aufgaben aller Bearbeiter, die jetzt "dran sind", ausgewählt.

Die Aufgaben sind für jeden Bearbeiter und darunter nach deren Bearbeitungsstand (Status) in Gruppen zusammengefasst. Wenn der Termin verstrichen ist, wird die Zeile grau hinterlegt.

Sofern Bemerkungen eingetragen wurden, werden diese mit ausgedruckt. Hier zum Beispiel "Belege noch nicht erhalten" und ähnlich.

Hier ist eine Seite des Berichtes als Bild dargestellt. Einige Internet-Browser gestatten es, sich Berichte mit dem Snapshot Viewer anzusehen und von Seite zu Seite zu blättern. Durch klicken gelangen Sie zu dieser Ansicht auf einer separaten Seite. Alternativ können Sie sich den Bericht auch als PDF Datei ansehen. In beiden Fällen müssen Sie unter Umständen "geblockte Inhalte zulassen", bevor Sie den Bericht sehen können.

Falls Sie Fragen zu dieser Datenbankanwendung haben, können sie auf der Kontaktseite erfahren, wie sich mich erreichen oder von dort aus eine E-Mail an mich schicken.

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