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Diese Seite enthält Informationen zu den Punkten

Analyse von Betriebsabläufen  Analyse in einem Gespräch  Bessere Nutzung der vorhandenen PCs  Begleitung der Arbeitsabläufe  
Auswertung vorhandener Daten  Werkzeuge zur eigenen Analyse  Optimierung  


Das A in AOB steht für Analyse von Betriebsabläufen.

Diese Dienstleistung richtet sich ist in erster Linie an Firmengründer - aber auch an Firmen, die den „Sand im Getriebe“ gerne beseitigen und die Auslastung vorhandener Kapazitäten optimieren möchten.




Ein Beispiel für ein Problem und seine Lösung

Das folgende Beispiel mag absurd klingen, es ist aber aus dem richtigen Leben gegriffen. Diese Analyse liegt schon einige Jahre zurück und hier ist nur ein Teilaspekt beschrieben, der sehr deutlich macht, welchen Nutzen eine Analyse und Optimierung von Betriebsabläufen bringen kann.

Eine Firma liefert Systeme, die aus vielen Teilen bestehen, ins Ausland. Der Vertrieb erstellt zusammen mit der Technik die Angebote, die unter anderem Stücklisten enthalten. Die Stücklisten werden wie der Rest der Angebote ins Englische übersetzt.

Meine Analyse des Betriebsablaufes hat folgendes aufgedeckt:
Nach dem Auftragseingang wurden die Stücklisten von der Abteilung Auftragsabwicklung ins Deutsche übersetzt und die Bestellungen bei den Unterlieferanten ausgelöst.

Die von den Unterlieferanten gelieferten Teile wurden verpackt und Lieferpapiere erstellt. In den Lieferpapieren wurden die Bezeichnungen der Teile ins Englische übersetzt, da der Kunde im Ausland sitzt. Leider völlig losgelöst von den Stücklisten im Angebot/Vertrag, da diese von einer anderen Abteilung erstellt waren.

Sie können sich vorstellen, dass eine Eingangskontrolle beim Kunden sehr mühsam war.

Die Optimierung des Betriebsablaufes war die Einführung eines PC Programms, auf das alle Beteiligten Zugriff haben und in dem alle Daten erfasst sind. Für die Komponenten sind die deutschsprachigen und die englischsprachigen Stücklisten (sozusagen untrennbar voneinander) enthalten. Die Bestellungen bei den Unterlieferanten werden aus diesem Datenbestand in Deutsch, die Lieferpapiere und Aufkleber zur Kennzeichnung der einzelnen Teile für den Kunden in Englisch gedruckt. Die eindeutige Zuordnung ist über die Vertragspositionsnummer jederzeit möglich.

Dies hat nicht nur die Eingangskontrolle beim Kunden „übersichtlicher“ gemacht, sondern auch die Vorbereitungen zum Versand erheblich verkürzt. Die Reklamationen bezüglich Fehllieferungen sind erheblich zurückgegangen.


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Analyse von Betriebsabläufen

Eine Analyse Ihrer Betriebsabläufe kann in den verschiedensten Formen stattfinden.

Der Umfang und damit die Kosten einer Analyse hängt von der Größe Ihres Problems ab und natürlich davon, wie viel Sie in die Sache investieren wollen. Die folgenden Ausführungen zum Thema Analyse von Betriebsabläufen mögen den Anschein erwecken, dass es sich dabei um eine teure Angelegenheit handelt. Dies ist aber keineswegs der Fall. Setzen Sie sich mit mir (zum Beispiel über die Kontaktseite) in Verbindung, damit wir Ihre Wünsche besprechen können. Es kann durchaus sinnvoll sein, klein anzufangen und in einem Stufenkonzept jeweils zu entscheiden, ob ein weiterer Schritt erforderlich ist.

Bei der Analyse werden Schwachstellen in den Betriebsabläufen aufgedeckt. Der sinnvolle nächste Schritt ist die Optimierung, also die Einführung von Verbesserungen. Dies erfolgt oft ohne dass für Sie Kosten durch mich anfallen, da nach dem Aufdecken von Schwachstellen meistens klar ist, was zu tun ist.


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Analyse in einem Gespräch

Eine einfache Form der Analyse ist das Gespräch mit dem Firmenchef, Bereichs- oder Abteilungsleiter, in dem ich mir die Arbeitsläufe schildern lasse. Meine Stärken auf diesem Gebiet sind, dass ich mich schnell in bestehende Strukturen hineindenken und Ähnlichkeiten zu anderen Fällen erkennen kann. Dabei kann ich die richtigen Fragen stellen, die zu den Stellen führen, wo Geld oder Arbeitskraft zum Fenster hinausgeworfen wird.

Es mag doof klingen, aber oft werden schon in solchen Gesprächen Schwachstellen aufgedeckt, zum Beispiel wenn die Antwort auf die Frage

„warum machen Sie das so“ lautet: „das haben wir schon immer so gemacht“.

Aufgrund meiner umfangreichen Erfahrung kann ich dann mit dem Partner erörtern, ob Vorgehensweisen, die sich im In- oder Ausland bewährt haben, eine Verbesserung im vorliegenden Fall bringen können.

Die Umsetzung der Verbesserungen ist meistens nicht mit Kosten verbunden, da meine Hilfe dazu nicht erforderlich ist und die Einsparungen oft durch bessere Nutzung von ohnehin vorhandenen Ressourcen zu erreichen sind.


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Bessere Nutzung der vorhandenen PCs

Viele Inhaber kleinerer Firmen wissen gar nicht (woher auch?), welche Möglichkeiten es gibt, die Arbeit durch den Einsatz von PCs zu unterstützen.

Das muss nicht immer gleich die ganz große, komplizierte, teure Lösung sein.

Meistens ist in der Firma ein PC vorhanden, weil damit die Briefe geschrieben werden. Auf dem PC gammeln dann noch andere Programme vor sich hin, weil sie beim Kauf im Preis mit drin waren. Die könnten der Firma viel Nutzen bringen, wenn man nur wüsste, was da noch so schlummert. Der Firmenchef wird weder die Zeit haben, je eine Woche bei der Volkshochschule für Kurse in Excel, Outlook, Works und dergleichen zu verbringen, noch diese Kurse einem Mitarbeiter spendieren.

In diesen Fällen kann ich Ihnen zeigen, wie Sie die vorhanden Programme effektiv nutzen können um Ihre Arbeit zu erleichtern oder übersichtlicher zu gestalten.


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Begleitung der Arbeitsabläufe

Ein weiterreichendes Verfahren der Analyse ist das Begleiten der Arbeitsabläufe "vor Ort" um herauszufinden, was sich besser gestalten lässt. Aufgrund des höheren Zeitaufwandes ist dieser Schritt auch mit höheren Kosten verbunden.

In diesen Fällen halte ich mich ganztägig in den Firmen auf, arbeite im normalen Ablauf mit, um ihn kennen zu lernen und zu beobachten, oder führe gezielt einzelne Gespräche mit den am Ablauf beteiligten Personen.

Alle gesammelten Informationen werden dann korreliert und Vorschläge zur Verbesserung erarbeitet.


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Auswertung vorhandener Daten

Ich biete noch eine andere Art der Analyse an. In vielen Firmen werden Daten in vielfacher Form bewusst oder unbewusst erfasst und gesammelt. In diesen Daten können Informationen stecken, die Ihnen bei Entscheidungen wertvolle Hilfestellungen geben könnten, wenn Sie sie nur kennen würden.

Wird zum Beispiel zu viel Geld in Dinge gesteckt, die wenig einbringen?
Gibt es Tages- oder Jahreszeiten, zu denen der Anteil von Ausschuss besonders hoch ist?
Wenn ja, könnte eine Veränderung der Pausen- oder Urlaubszeiten, des Produktionsrasters oder eine ähnliche Maßnahme viel Geld sparen.

Ich biete an, die in Ihrer Firma vorhandenen Daten gegebenenfalls zusammenzuführen, aufzubereiten, nach den verschiedensten Gesichtspunkten zu durchleuchten und graphisch aufzubereiten. Es ist erstaunlich, was hierbei oftmals zu Tage tritt.


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Werkzeuge zur eigenen Analyse

Hier ist eine noch meiner Dienstleistungen zu nennen, die zum Teil in den von mir angebotenen Bereich Optimierung fällt.

Ich kann Ihnen mit geringem Aufwand Hilfsmittel erstellen, die es Ihnen ermöglichen auf einfache Weise eigene Analysen anzufertigen.

Ein Beispiel:
Würde es Sie nicht interessieren, welche Werbemethode oder –aktion die meisten Anfragen oder Aufträge gebracht hat?

Die Bedienung ist grundsätzlich so gestaltet, dass keine große Einweisung erforderlich ist und die Bedienung zur Last wird.



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Optimierung

Die Ergebnisse der Analyse werden in der Phase der Optimierung genutzt, um eine Verbesserung der Betriebsabläufe zu erreichen.

In einigen Fällen kann es sinnvoll sein, dass ich Ihnen eine auf Ihre Belange maßgeschneiderte Software zur Arbeitsunterstützung erstelle.

Weitere Informationen finden Sie auf der Seite Optimierung und Beispiele meiner Software zur Arbeitsunterstützung auf der Seite Beispiele.

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